Métodos y software para la administración de proyectos
Norma González García
Contaduría Pública
06 de agosto de 2016
Métodos PERT, CPM y Diagramas de Gantt
PERT
PERT (Program Evaluation and Review
Technique), es una herramienta de planeación, programación y control, desarrollado
por la Armada de los Estados Unidos de América, en 1957, para controlar los
tiempos de ejecución de las diversas actividades integrantes de los proyectos
espaciales, por la necesidad de terminar cada una de ellas dentro de los
intervalos de tiempo disponibles. Fue utilizado originalmente por el control de
tiempos del proyecto Polaris y actualmente se utiliza en todo el programa
espacial.
Es un método probabilístico, considera que
la variable de tiempo es una variable desconocida de la cual solo se tiene
datos estimativos.
COMO FUNCIONA
Es básicamente un método para analizar las
tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para
completar cada tarea, e identificar el tiempo mínimo necesario para completar
el proyecto total. El tiempo esperado de
finalización de un proyecto es la suma de todos los tiempos esperados de las
actividades sobre la ruta crítica. Suponiendo que las distribuciones de los
tiempos de las actividades son independientes, (una suposición fuertemente
cuestionable), la varianza del proyecto es la suma de las varianzas de las
actividades en la ruta crítica.
En el
PERT, calculamos la duración de cada actividad en forma probabilística,
estableciendo la duración mayor, la duración probable y la menor, lo que arroja
probabilidades de que el proyecto termine en una fecha determinada.
VENTAJAS
- Permite planificar y organizar un programa detallado de largo alcance.
- Identifica los elementos más críticos del plan, problemas potenciales.
- Simular los efectos de las decisiones alternativa o situaciones imprevistas y una oportunidad para estudiar sus consecuencias en relación a los plazos de cumplimiento de los programas.
- Refleja en cualquier momento el status presente del plan de acción.
- Es útil para monitorear itinerarios y costos.
DESVENTAJAS
- Asume que todas las actividades están claramente definidas, son independientes y estables.
- Se requiere establecer la relación de precedencia entre actividades.
- Subjetividad en los estimados de tiempo.
- El énfasis excesivo en las actividades de la ruta crítica puede ocasionar que no se atiendan otras actividades igualmente importantes.
ELEMENTOS QUE INCLUYE PERT/CPM
- Actividad: Elemento del trabajo que llevamos a cabo durante el transcurso del proyecto, representada por nodos.
- Duración: Número de períodos de tiempo requeridos para completar una actividad (sin contar días festivos o días no laborables)
- Actividades Predecesoras: Actividades que debemos terminar previas a la actividad en revisión.
- Actividad Sucesora: Actividad cuyo inicio depende de la actividad predecesora.
- Holgura. Cantidad de tiempo que una actividad puede ser retrasada sin afectar la fecha de terminación del proyecto.
- Diagrama de Red: Diagrama que gráficamente muestra las actividades y eventos con sus interrelaciones lógicas entre actividades predecesoras y sucesoras.
- Eventos. Puntos en el tiempo que representan el inicio o terminación de una o más actividades.
CPM
El
método CPM (Critical Path Method), el segundo origen del método actual, fue
desarrollado también en 1957 en los Estados Unidos de América, por un centro de
investigación de operaciones para la firma Dupont y Remington Rand, buscando el
control y la optimización de los costos de operación mediante la planeación
adecuada de las actividades componentes del proyecto.
COMO FUNCIONA
Determinístico,
ya que considera que los tiempos de las actividades se conocen y se pueden
variar cambiando el nivel de recursos utilizados.
A
medida que el proyecto avanza, estos estimados se utilizan para controlar y
monitorear el progreso. Si ocurre algún retardo en el proyecto, se hacen
esfuerzos para lograr que el proyecto quede de nuevo en programa cambiando la
asignación de recursos.
Considera
que las actividades son continuas e interdependientes, siguen un orden
cronológico y ofrece parámetros del momento oportuno del inicio de la
actividad.
Considera
tiempos normales y acelerados de una determinada actividad, según la cantidad
de recursos aplicados en la misma.
El
método de la Ruta Crítica considera las interrelaciones entre actividades y
programación de costos y recursos. Utilizar el CPM para llevar a cabo la
planeación del proyecto, orienta al equipo de trabajo a dividir el proyecto en
actividades específicas y determinar la secuencia lógica de las mismas,
estableciendo sus interdependencias. Todo esto se lleva a cabo con mayor
detalle en comparación con un diagrama de barras (Gantt). Este tiempo de planeación
permite que el equipo del proyecto, identifique con anticipación, posibles
conflictos entre actividades y recursos.
Denominamos
Ruta Crítica a la serie de actividades que determinan la ruta más larga para terminar
el proyecto. Si alguna de dichas actividades se retrasara un día. El proyecto
total estaría retrasado un día. A las actividades que componen la Ruta Crítica
les llamamos actividades Críticas.
El
método CPM busca el control y la optimización de los costos mediante la
planeación y programación adecuada de las actividades componentes del proyecto.
VENTAJAS
- Es fácil de entender.
- Mejora de la planificación antes del comienzo de los trabajos.
- Mejor control sobre los riesgos e incertidumbres.
- Reducción de los retrasos.
- Capacidad de respuesta más rápida a los problemas.
- Ahorro de costos.
DESVENTAJAS
- Hay mucha dependencia de especialistas.
- Se debe mantener al día para ser confiable.
- Requiere mucho trabajo para implementarlo.
- Los administradores de obras requieren conocimientos específicos para entender y analizar los resultados.
USOS CPM
- Qué el proyecto sea único, no repetitivo en algunas partes en su totalidad.
- Qué se deba ejecutar todo el proyecto o parte de él, en un tiempo mínimo sin variaciones es decir tiempo crítico.
- Qué se desee el costo de operación más bajo posible dentro de un tiempo disponible.
DIAGRAMAS DE GANTT
Las
gráficas de Gantt, es una herramienta gráfica que le permite al usuario modelar
la planificación de las tareas necesarias para la realización de un proyecto,
el objetivo es mostrar el tiempo empleado para realizar tareas o actividades a
lo largo de un tiempo total determinado. Fue inventada por Henry L. Gantt,
quien las desarrollo a finales del siglo XIX.
Muestran
tanto la cantidad de tiempo, como la secuencia en la cual pueden desempeñarse
las actividades, es también conocida como gráfica de barras, programa las
actividades del proyecto considerando tiempo y responsables.
Son
una ayuda visual muy útil para determinar las cargas de trabajo y la
programación. Es un dispositivo sencillo que representa el tiempo como una
barra o canal en una gráfica, se puede indicar los tiempos de inicio y
terminación de las actividades así como el avance de acuerdo a lo planeado.
TIPOS DE USO
Cuando
se usan para cargar, las gráficas de Gantt muestran las cargas y los tiempos
ocios de diversos departamentos, máquinas o instalaciones. Despliegan las
cargas de trabajo relativas en el sistema para que el administrador sepa que
ajustes son adecuados. Por ejemplo, cuando un centro de trabajo está
sobrecargado, pueden transferirse empleados desde otro centro de trabajo que
tenga poca carga para aumentar la fuerza de trabajo, o bien los trabajos en
espera se procesan en centros de trabajo diferentes.
VENTAJAS
- Fácil de elaborar, de uso muy común en la programación de proyectos, debido a que son fáciles de usar y hay mucha gente que las comprende.
- Resulta más económica con relación a los métodos de redes.
- Se podrá comprobar el progreso general del sistema de tareas en cualquier punto en el tiempo.
- La gráfica de Gantt es una herramienta que puede tener amplia divulgación.
DESVENTAJAS
- No indica las causas y cómo repercute en la fecha final de un proyecto, cuando hay problemas de retraso en una o más actividades.
- Difícil de actualizar.
- Este método es inadecuado cuando se trate de programar proyectos complejos, debido a que no muestran interdependencia y relaciones entre actividades y especialmente cuando ocurren cambios. El método de programación de proyectos con red resuelve estas dificultades.
ELEMENTOS QUE INCLUYE
Eje
horizontal, tiempo estimado para cada tarea (días, semanas, meses), el extremo
izquierdo determina la fecha de inicio prevista y el extremo derecho determina
la fecha de finalización estimada.
Eje
vertical, las actividades que constituyen el trabajo a ejecutar.
Las
barras / corchetes horizontales se utilizan para indicar el período de tiempo
para cada actividad o trabajo, a medida que avanza una tarea de manera
proporcional se va completado la barra hasta llegar al término del mismo.
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